Hjelp vi skal implementere

Implementering av tiltak kan sees på akkurat samme vis som et hvilket som helst endrings- eller forbedringsarbeid. Forskning viser at effektiv implementering følger den samme «oppskriften» som vi bruker i forbedringsarbeid. Du må planlegge og gjennomføre, men også evaluere og korrigere. 

Illustrasjon: Forbedringssirkelen (Forbedringsmodellens del 2). Meld. St. 9 (2019–2020) Kvalitet og pasientsikkerhet 2018. Regjeringen.no

Vårt beste tips til hvordan en kan gripe an implementeringsfasen er å følge forbedringsmodellen, og gjerne småskalateste før endringen implementeres i stor skala. Mer om forbedringsmodellen og småskala finner du her.

A3 er et strukturert problemløsningsverktøy som kan bidra til at det blir lettere å «følge oppskriften» og utgjør en praktisk prosjektgjennomføringsplan.

I denne nettressursen har vi samlet og lenket til en rekke tips og verktøy du kan trenge i gjennomføringen av tiltak lokalt i egen klinikk eller senter. Du finner også lenker til kurs, filmer og læringsarenaer for implementering her. Står du fast, kan du også kontakte Kontinuerlig forbedring, for praktisk hjelp, råd og veiledning.

Planlegge

Første steg i planleggingen kan med fordel ta utgangspunkt i forbedringsmodellens del 1:

Illustrasjon: Forbedringsmodellens del en. Forbedringsguiden - Helsedirektoratet.

For å få fatt i hva problemet egentlig handler om kan følgende verktøy være nyttige:

Fiskebensdiagram og 5 ganger hvorfor hjelper deg med å forstå kompleksiteten i problemet og driverdiagram hjelper deg fra mål til tiltak.

Mål kan defineres som «hvor mye, for hvem, innen når» og hjelper deg å lage smarte mål.

Målinger bør planlegges på en måte som gjør at vi kan finne få, men viktige indikatorer, som er enkle å måle og som kan måles ofte, gjerne i sanntid.

For å finne fram til de mest virkningsfulle tiltak, som lar seg gjennomføre der du jobber, kan nominell gruppeteknikk være nyttig. 

Noen ganger er imidlertid tiltaket gitt, og/eller bestemt på forhånd, og da må dere vurdere om tiltaket er operasjonalisert, klart og tydelig i form av hva som skal gjøres, helt konkret, og så er det bare å gå i gang.

Gjennomføre

For å kunne gjennomføre, må det legges en implementeringsplan.

Denne må være tydelig på hva som skal gjøres, hvor, når, hvordan og av hvem. Det må etableres et team basert på de ressurser og kompetanser som er nødvendig for å få løst oppdraget. Før teamet settes, er det viktig å definere hvem som er interessenter på området som skal endres. Herunder hvem er brukerne av tjenesten du skal endre, hvordan berøres disse, og hvordan vite at en endring er en forbedring for sluttbrukeren? En enkel interessentanalyse finner du her.

I tillegg kan du øke sannsynligheten for å lykkes, ved å vurdere om organisasjonen er klar for endring, før dere setter i gang, og eventuelt kompensere for de svakheter dere har avdekket. En enkel sjekkliste for å vurdere organisatorisk beredskap er gjengitt her

Illustrasjon: Hege Andersen

I tillegg er det både fornuftig, og ofte nødvendig at tiltaket risikovurderes. Risikovurderinger kan dere få hjelp til å gjennomføre ved å kontakte Kvalitetsavdelingen.

Og sist, men ikke minst. Du er avhengig av dine kolleger og samarbeidspartene for å lykkes. Hvordan kan disse engasjeres og holdes informert underveis? Se her for en enkel kommunikasjonsplan.

Evaluere

Som en del av implementeringsplanen må dere planlegge hva som skal evalueres, og hvor ofte. Går ting etter planen, hva viser foreløpige resultater og har det oppstått vansker eller ikke forventede sideeffekter underveis? Evaluering kan gjøres i teamet som har ansvar for implementeringen, personalet eller ledelsen. Evalueringen trenger ikke være forskningsbasert, men heller små stikkprøver og enkle målinger som vurderes ofte, og gjerne i sanntid. Evalueringen kan gjøres ved en forbedringstavle. 

Korrigere

Som følge av evalueringen, justeres tiltaket underveis i utrullingen. Her er det som nevnt smart å tenke småskalatesting av tiltak, slik at konsekvensene av feilslåtte tiltak ikke blir større enn nødvendig. Når tiltaket er justert og har de ønskede resultater er det på tide å tenke større. Da skal utrulling og/eller spredning av tiltaket gjennomføres. 

I tillegg til spredning er det viktig å se til at det er satt inn «kiler» i den nye praksisen som hindrer tilbakefall til gamle vaner, eller at tiltaket går i en annen retning enn ønskelig. Slike kiler kan være standarder, prosedyrer, kontroller, sjekklister og avvikssystemer med videre.

Kurs og andre læringsarenaer UNN har på området Implementering  

Ønsker du en grunnleggende forelesning om hva implementering er, og hva forskningen sier om hvordan du kan øke sannsynligheten for å lykkes? Forelesningen under er en 20 minutters innføring i Implementeringskunnskap, ved førsteamanuensis Hege Andersen, PhD, Organisasjon og ledelse, Institutt for samfunnsvitenskap, HSL-fakultetet, UiT Norges arktiske universitet.

Hvordan lykkes med implementering, og hvordan møte motstand? Er et 2,5 timers kompetansehevingstiltak for alle som arbeider med endringsprosesser.

Motivasjon for endring kan du lære mer om gjennom dette kurstilbudet. Prosessarbeid innen endringspsykologi, som kan avgrenses til en forelesning (45-90 minutt) eller utvides til halv- eller hel dags prosessarbeid i team, enhet eller seksjon

Vi tilbyr også et to-dagers kurs for ledere – Du som iverksetter - gjennomføringskraft i lederrollen. og et kortere opplegg for ledere som skal lede endringsagenter, med fokus på effektfull ledelse, samt at vi skreddersyr læringsarenaer for implementering, mer enn installering, alt etter behov.

Trenger du hjelp?

Det finnes en rekke ressurser ved UNN som kan bistå i gjennomføringen av tiltak hos dere. Avhengig av hvor skoen trykker, kan dere kontakte Kvalitetsavdelingen for risikovurdering, Personal og organisasjon for ressursstyring med videre, Økonomi for analyse og datafangst og annet.

Vil du vite mer?

Ta kontakt med Kontinuerlig forbedring