Stor forbedring med enkle midler

Tre kvinnelige klinikere — F.v Malin Aasgård Pedersen, Anna Kalinovskaya og Lilli-Ann Jakobsen. Foto: Per-Christian Johansen

På sensommeren 2021 hadde Medisinsk poliklinikk 150 henvisninger til oppfølging og like mange «gule lapper». Ventetiden var lang og med over 100 fristbrudd bestod arbeidsukene av «brannslukking» med overtid og skippertak. Arbeidsoppgavene føltes uoverkommelige og lenge så det ut til at flere ansatte var eneste løsning.

Enheten startet et forbedringsarbeid som identifiserte en rekke forbedringsområder som kunne håndteres uten tilførsel av nye stillinger.

Tiltakene som ble testet og som viste seg å ha stor effekt var:

Samlokalisering av sekretærene. To sekretærer som var plassert på sengeposten ble flyttet til poliklinikken. Dette ga mulighet for tettere samarbeide om arbeidsoppgavene og bedre arbeidsmiljø.

Detaljerte arbeidsplaner og hyppig kontroll av ventelistene. Med fire fagområder og fire ventelister var strukturert oppfølging viktig. Arbeidsoppgavene rullerte fra dag til dag slik at alle tre sekretærene kunne løse alle oppgaver.

Strukturert opplæring. Detaljerte arbeidslister ga god oversikt over arbeidsoppgavene som igjen ga mulighet til strukturert opplæring. Hull i kompetanse kan nå raskt tettes med kollegaopplæring.

Stenging av ekspedisjonens luke. Vi gjorde en kartlegging av de mest vanlige spørsmålene som ble stilt og kommuniserte svarene via en informasjonsposter. Her får pasientene svar på det de lurer på mens de venter. Et telefonnummer er tilgjengelig dersom pasientene har andre spørsmål. Dette hindrer hyppige avbrytelser og sekretærene kan nå konsentrere seg om de andre arbeidsoppgavene.

- Vi var litt heldige. Våre to nye sekretærer var i liten grad preget av «gammel» arbeidsmåte og kunne komme inn i forbedringsarbeidet og stille de riktige spørsmålene. De så også løsninger med DIPS Arena som vi andre ikke så sier Anne-Lise Sælid Hartoll seksjonsleder kontor medisinsk klinikk.

Resultater å være stolte av

Gjennomsnitt ventetid har falt med 73% siden september 2021

Antall fristbrudd falt med 99% siden september 2021 og seksjonen har nå nærmest ingen fristbrudd.

91% av pasienten får nå avviklet sin kontakt innen planlagt tid.

Orden i egen poliklinikk har positiv innvirkning på arbeidsmiljøet, og reduserer behovet for å, til stadig, gjøre om på planer og flytte på timer. Opplæring i HN-LIS har satt sekretærene i stand til å følge med på egne resultater, som er med på å skape engasjement, øker viljen til forbedring og er ikke minst et godt verktøy for kvalitetssikring av eget arbeid.

-Vi er på god vei, men vi mener at vi har potensiale til å forbedre oss enda mer. Forbedringsarbeidet fortsetter i hverdagen og vi blir stadig bedre. Nå starter jobben med å spre dette arbeidet til andre deler av kontortjenesten sier Anne-Lise

Vil du lære mer om dette arbeidet så ta kontakt med:

Anne-Lise Sælid Hartoll, seksjonsleder kontor Medisinsk klinikk

eller

Sonni Augustinussen, enhetsleder poliklinikken og gastrolab.

Stor forbedring med enkle midler

​Resultater å være stolte av

Resultater å være stolte av