Lang planlegging, kort ventetid

«Hvordan skal dette gå?» «Hva slags tull er dette?»

 - Men dette har gått veldig greit, konstaterer konstituert avdelingsleder i K3K poliklinikkavdelingen Gry-Hege Thorheim, og kontorleder Sonja Schaal.
 - Og følelsen av å ha kontroll er veldig god, fastslår Schaal fornøyd.

Redusert antall fristbrudd

For det er kontroll denne endringa har gitt dem.  Med å planlegge seks måneder fram i tid i stedefor måned for måned, er ventelistene redusert til det minimale. De kan også oppgi helt korrekte ventetider og de har redusert antall fristbrudd.

 - Vi planlegger seks måneder fram i tid uansett om vi vet hvilke leger som kommer. Og så setter vi nyhenviste rett på time, forklarer Thorheim.
  - Med det sparer vi også helsesekretærene for en stor oppgave. Før sendte vi ut ett brev om venteliste, og så et nytt brev når pasienten hadde fått time, legger Schaal til.

Ryddigere hverdag

Timebøkene er like fulle, men dagens system gir gevinst både for ansatte og pasienter.

 - For eksempel var det lettere å skyve på kontrollene før. Nå får pasientene den timen de er lovet. Får de beskjed om at det er kontroll i september, så får de kontroll i september, ikke i november som det fort kunne bli da vi hadde lettere for å skyve på disse timene. Altså kortere venting der også, forklarer Gry-Hege Thorheim.

Redselen de hadde for at antallet pasienter som ikke møtte til time skulle øke, var ubegrunnet. Slik ble det ikke. I stedet har de fått bedre oversikt over både pasientene og hva som skal gjøres.

Streng kontroll

For å få denne kontrollen er det kun helsesekretærer og seksjonsledere ved poliklinikken som skal gjøre endringer i timeboka. Avbestillinger av lister og andre endringer som gjelder nedsatt drift, skal komme fa lege-leder til seksjonsleder. Nå har de også bedre kontroll på planlagt fravær blant legene. Og måloppnåelsen ved å planlegge seks måneder fram er så mye som 95-96 prosent.

- Vi jobber også aktivt for ikke å få fristbrudd, så vi er inne i Helse Nord Lis hver dag for å sjekke, forteller Sonja.
 - Ja, det er kjempeviktig å bruke det verktøyet daglig, legger Gry-Hege til.

Andre kan lære

Poliklinikkavdelingen i K3K består av fire enheter, men av praktiske grunner er det utredningspoliklinikken og poliklinikken for kvinnehelse og kirurgi som har kunnet gjennomføre dette forbedringsarbeidet. Men både Schaal og Thorheim mener at flere poliklinikker i UNN kan hente tips fra måten de i K3K nå jobber på.

- Langtidsplanlegging er alfa og omega, sier de.
- Og så må man ha daglig oversikt, ikke sjekke ventelister en gang i uka. Målet vårt er at vi ikke skal ha noen fristbrudd. Vi har ligget på to fristbrudd i måneden, og det er veldig lite. For å få dette til er det et nært samarbeid mellom seksjonsleder og helsesekretærer. Hvis vi ser at vi ikke har nok timer å tilby pasientene innenfor fristen, melder vi tidlig fra om at vi trenger ekstralister.  

Systemutfordring

De har fortsatt ventelister, men omfanget er lite og oversiktlig. Det kan for eksempel være pasienter som ikke kan tilbys time innenfor fristen og derfor venter på en avbestilling. Eller koordinerende forløp, som for eksempel pakkeforløp.

 - Den største utfordringen nå, er at de vi samarbeider med – som røntgen for eksempel – ikke har samme datasystem som oss. Hadde de hatt Dips kunne vi kommunisert, men nå er vi avhengige av å ta en telefon for hver pasient, sier de.
 - Det personlige samarbeidet er godt, men det er systemene som ikke snakker, skynder de seg å legge til.

Omlegginga av ventelister kom i stand etter revisjon i 2021. Det ga masse ekstra arbeid i starten, men Schaal og Thorheim roser de ansatte som tok endringa på strak arm.
Og det er mange pasienter de armene håndterer. Bare i oktober var det 1078 konsultasjoner i de to klinikkene. Så når oversikten nå er bedre enn før, handler det også om å konkretisere hvem som har ansvar for de ulike tingene. Påminnelser i outlook og konstant overvåkning av ventelistene er enkle grep som fungerer. 

- Hverdagen har blitt mer ryddig, konkluderer Sonja Schaal og Gry-Hege Thorheim.