Bruk av autosjekklister stabiliserer ventelistene i poliklinikkene

​Hva ønsket vi å oppnå?

Arbeidet med å kvalitetssikre ventelistene har sin opprinnelse fra 2010, etter en uheldig hendelse i klinikken. Et tilsyn avdekket at ventelistene ikke levde opp til standardene.

Det ble avdekket at ventelistene inneholdt registreringsmangler samt manglende oppfølging av disse, fristbrudd og dårlig kvalitet, noe som medførte redusert pasientsikkerhet, dårligere tilgjengelighet og ressurstap.

Trine Storjord, Kvalitetsrådgiver i K3K startet et omfattende forbedringsarbeid med klinikkens ventelister Klinikken satte seg et mål: Kvalitetssikre ventelistene ved å sikre at disse har riktig(reell) ventetid slik at pasientene tidligere får informasjon om ventetiden. Det ble utarbeidet en samling manuelle prosedyrer knyttet til daglig bruk av en rekke DIPS rapporter som skulle sikre at ventelistene alltid var korrekt utfylt i DIPS.

Før prosjektets oppstart var det talt opp total 42328 ventedøgn og man mistenkte at dette skyltes manglende registreringer som påførte klinikken falskt for høy ventetid 4-5 døgn i snitt pr. pasient.

Hvilke endringer skapte en forbedring?

Forbedringsarbeidet i klinikken drevet av Trine Storjord, resulterte i automatisering av en hel prosedyresamling ved at HN-LIS til daglig genererer sjekklister fra DIPS Arena. Disse inneholder henvisninger som mangler viktige ventelisteregistreringer og gir mulighet til å kunne rette disse opp fortløpende.

Systemet er lagt til rette med en rekke forhåndsdefinerte logikksjekker, som fanger opp feil og mangler, herunder både systemiske feil og registreringsfeil. Autosjekklistene er nå oppdaterte til å også fange opp mangler i ny funksjonalitet, «uavklarte oppmøter», i DIPS Arena. De sikrer at feil blir avdekket kort tid etter mottatt henvisning.

Det føres nå både daglig og ukentlig kontroll av ventetider, passerte oppmøter, pasientens planleggingshorisont, innfrielse av pasientrettigheter og uavklarte pasienter i DIPS Arena.

Hva har forbedringsarbeidet resultert i for pasient og klinikken?

Antall nyhenviste pasienter på venteliste:

Ventetid

Gjennomsnittlig ventetid for nyhenviste pasienter til K3K flatet ut i 2017 etter at de tok de automatiske sjekklistene i bruk og har holdt seg stabil på mellom 50 og 60 dager siden. Helse Nord justerte ned sitt mål fra 65 til 50 dager i gjennomsnittlig ventetid for nyhenviste i 2018. 

Planlagte oppmøter avviklet innen planlagt tid

Dette er andelen planlagte pasientoppmøter som ble avviklet innen planlagt tid og her ble målet på 95% nådd før pandemien slo inn i mars 2020 hvor all planlagt pasientbehandling ble utsatt. Så ble målet på nytt nådd i april 2021 for deretter å synke igjen helt til nå. Innføring av DIPS Arena er en viktig årsak til dette.

Hva lærte vi?

Forbedringsprosjektet med ventelistene har hatt stor effekt i K3K-klinikken. Reduserte ventelister, kortere ventetider og langtidsventende er praktisk talt borte. Klinikken har ikke hatt avvik eller grunnlag for tilsyn fra helsemyndighetene de siste årene.

• ​At det er mulig å ha korrekte ventelister til enhver tid i K3K
• At det er mulig å oppgi helt korrekte ventetider
• Det står ingen pasienter på venteliste som ikke skal stå der
• Reduserer fristbrudd
• Når pasient dukker opp på venteliste uten «grunn» går det bare noen dager før han/hun blir oppdaget og rettet i DIPS Arena.

​Veien videre

Måten å jobbe med ventelistene lar seg lett overføre til andre klinikker. Det er nærliggende å ønske seg utrulling i stor stil og interne workshops for å overføre og videreutvikle kunnskapen. Håpet er at dette verktøyet med tiden får et sentralt forvaltnings- og opplæringsansvar i UNN HF.

Vil du vite mere, ta kontakt med:

Gunnbjørg Andreassen
Kvalitetsrådgiver ved Kirurgi-, kreft og kvinnehelseklinikken.

​