Sjekkliste for deg som er LIS 2/3

Av Hege Marte Hoe (Regional og lokal koordinator for LIS spesialiseringsperioder)
og Catherine Elde Isaksen (Utdanningskoordinerende lege)

Godkjent utdanningsvirksomhet = virksomheter som tilbyr utdanning i sykehusspesialitetene. Det kan være helseforetak, private sykehus, private rusinstitusjoner, laboratorium eller annen virksomhet som er godkjent til å kunne tilby utdanning i en eller flere spesialiteter. Utdanningsvirksomhetene godkjennes av helsedirektoratet etter søknad. Godkjenningen knyttes opp mot spesialiteten virksomheten skal tilby utdanning i. En vesentlig del av læringsmålene skal kunne oppnås i virksomheten. Er det læringsmål som ikke kan oppnås i eget foretak, skal det medfølge avtale med et samarbeidsforetak, annen utdanningsvirksomhet eller avtalespesialist hvor læringsmålene kan oppnås (fagavtaler).

Fagavtale = avtale mellom to foretak eller mellom foretak og avtalespesialist/privat behandlingsinstitusjon/ ideell organisasjon, om oppnåelse av læringsmål. Avtalen spesifiserer hvilke læringsmål og på hvilken læringsarena spesialiseringsperioden skal gjennomføres, og normert tid for dette. Fagavtalene inneholder også estimert kapasitet for spesialiseringsperioder.

Spesialiseringsperiode = Den tjenesteperioden som LIS er i et samarbeidsforetak/samarbeidsklinikk/avdeling (samarbeidsaktører) (tidligere gruppe1-tjeneste/sideutdanning). Perioden er angitt med varighet og læringsaktiviteter som skal oppnås/gjennomgås. Varigheten settes lik det tidsrom som fagmiljøet i de to foretakene og/eller samarbeidsaktørene er enige om er nødvendig for at læringsmålene skal kunne oppnås hos samarbeidsaktøren (normert tid). Dersom læringsmål oppnås raskere enn normert tid, må LIS likevel fullføre spesialiseringsperioden i tråd med inngått arbeidsavtale. Dersom læringsmålene ikke oppnås i løpet av den normerte spesialiseringsperioden, må det avtales en ny spesialiseringsperiode mellom hovedarbeidsgiver og samarbeidsaktøren for LIS, og gjennomføringsplanen må revideres og sendes til ny signering i Kompetanseportalen.

I de tilfeller hvor det er behov for spesialiseringsperioder på mindre enn 3 måneders varighet, dekkes lønns- og personalkostnader gjennom refusjon fra hovedarbeidsgiver. Dersom deltakelse på spesialiseringskurs må skje i disse svært korte spesialiseringsperiodene, dekkes også slike av hovedarbeidsgiver.

Læringsmål = grunnlaget for spesialistgodkjenningen og skal være oppnådd for å nå spesialiseringen. Inneholder spesialistspesifikke mål, samt felles kompetansemål (FKM) for alle leger i spesialisering.

Felles kompetansemål (FKM) = læringsmål innen bla. etikk, kommunikasjon, brukermedvirkning, helsesystemkunnskap, samhandling).

Læringsarena = et sted der legen kan oppnå læringsmål. Det skal være en enhet med en leder med personal-, fag-, og eller administrativt ansvar. Eks på læringsarena er klinikk, avdeling, seksjon eller lignende.

Læringsaktiviteter = i hovedsak praktisk tjeneste, men kan også omfatte kurs, teoretisk undervisning, simulatortreningen, e-læring og gruppeveiledning/undervisning. Helsedirektoratet fastsetter anbefalinger om læringsaktiviteter.

Individuell gjennomføringsplan i Kompetanseportalen= er et grovt utdrag av foretakets utdanningsplan, og viser ved hvilken arena(er) du skal gjennomføre din spesialisering, for å oppnå alle læringsmål og aktiviteter i din individuelle utdanningsplan i Kompetanseportalen. Av hensyn til avklaringer med samarbeidsforetak, bør planen vise tidsperioder som gjennomføres hos hovedarbeidsgiver, og evt. planlagte spesialiseringsperioder hos samarbeidsaktøren, angitt med tentativ dato og avtalt normert varighet. Dette gjelder også for alle LIS selv om spesialiseringsperiodene er ved samme foretak.

Individuell utdanningsplan i Kompetanseportalen = den eller de planer du får tildelt av din leder i IKT-systemet Kompetanseportalen. Den viser de læringsmål du skal oppnå og de aktiviteter det er planlagt du skal gjøre. Den vil også gi en oversikt over godkjente aktiviteter og oppnådde læringsmål. Denne planen finner du under «Kompetanse» i Personalportalen. Denne skal oppdateres fortløpende, og skal særlig være fullstendig 1.mars og 1.september pga. uthenting av informasjon om progresjon og gjennomføring av spesialistutdanning på foretaksnivå.

Utdanningsplan = er et offentlig dokument som sier noe om hvordan virksomheten vil sikre at LIS kan oppnå læringsmålene i utdanningen i hver spesialitet. Den beskriver oppbygging og rekkefølgen for hele utdanningsløpet, hvilken læringsarena som benyttes, hvordan veiledning og vurdering organiseres og gjennomføres, og hvordan det legges til rette for supervisjon. Denne finnes på UNN.no under lenke «Leger i spesialisering» og på «Spesialisthelsetjenesten.no».

Fiktiv enhet (FE) = en enhet som er knyttet til et fiktivt arbeidsforhold i Personalportalen og er etablert i vår region som et IKT-verktøy som skal gi en oversikt over alle LIS som er fast ansatt eller ansatt i vikariater på 6 måneder eller mer. Oversikten i FE skal vise LIS sitt behov/ønsker for spesialiseringsperiode med både inngåtte avtaler frem i tid og gjennomførte tjenesteperioder. Alle ansatte LIS som er i utdanningsløp ved UNN HF skal være registrert i den fiktive enheten.

Gjennomstrømningsstilling = stillingsbegrep på den stillingen du har i samarbeidsforetaket/ samarbeidssykehuset. Stillingstittelen vil likevel være «Lege i spesialisering i….»

Les gjerne begrepsforklaringer først.

Individuell gjennomføringsplan

Individuell gjennomføringsplan tildeles automatisk i Kompetanseportalen ved tilsetting. Ved inngåelse av arbeidsavtalen skal helseforetaket fremlegge en plan for gjennomføring av den gjeldende spesialistutdanning for deg som LIS. Dette følger av overenskomsten del A2 § 6.1. Denne skal sikre en effektiv gjennomføring av spesialiseringsløpet ditt. Dette gjelder både for faste stillinger og for vikariater over 6 mnd. Planen skal fylles ut sammen med leder, lastes opp og sendes til signering i Kompetanseportalen til lokal koordinator i foretaket. Godkjenningen har en varighet på 12 måneder. Deretter må planen sendes inn til ny godkjenning, inkludert eventuelle revideringer.

Fiktiv enhet

Sørg for at du er registrert i fiktiv enhet.
Koordinator for spesialiseringsperioder for LIS i UNN skal sørge for at du registreres i fiktiv enhet (FE) og gjør dette ut fra opplysninger i din gjennomføringsplan. Det er derfor veldig viktig at individuell gjennomføringsplan fylles ut, lastes opp og sendes til signering i Kompetanseportalen. Det er kun de med fast stilling som kan tildeles gjennomstrømningsstilling i et annet foretak. Øvrige må søke utlyste stillinger/vikariater. Som vikar er det uansett viktig at du registreres i FE, slik at du samler ansiennitet i fiktiv enhet (se punkt c) «hvordan tildeles gjennomstrømningsstillinger i Helse Nord, side 5).

Personalportalen

Sjekk i personalportalen om du er registrert i fiktiv enhet.

Dette fremkommer på din side i Personalportalen, under «Arbeidsforhold» -Fiktiv enhet er benevnt som EXE LIS Universitetssykehuset Nord-Norge HF for LIS i UNN. (Merk: det er lokal koordinator som står oppført som leder på dette fiktive arbeidsforholdet.)

Slik ser det ut under fanen «arbeidsforhold»:

I oversikten på tilleggsinformasjon kan det se slik ut om ønsker, behov og avtalte spesialiseringsperioder er registrert, basert på opplysningene fra gjennomføringsplanen:

Når du trykker på pila bak hver linje vil informasjonen se tilsvarende ut:

Grafisk brukergrensesnitt, tekst, applikasjon

Revidering

Skjer det endringer i ditt spesialiseringsløp, sørg for at du og arbeidsgiver reviderer individuell gjennomføringsplan i Kompetanseportalen og sender til signering til lokal koordinator. Informasjonen under «Tilleggsinformasjon» i Personalportalen vil da bli oppdatert, og evt. samarbeidsforetak vil også få beskjed om endringene.

Spørsmål og svar om gjennomstrømningsstillinger i UNN og innad og utenfor region:

a) Hvordan tildeles gjennomstrømningsstilling i Helse Nord?

Du må være registrert i fiktiv enhet basert på opplysninger fra gjennomføringsplanen.
Leder ved mottakende foretak vurderer dine kvalifikasjoner og om du er klar for å tre inn i gjennomstrømningsstillingen.
Du trenger ikke søke på vikariat og du får permisjon automatisk.

b) Hva kvalifiserer deg til en gjennomstrømningsstilling?

Du må være fast ansatt i LIS-stilling i den spesialiteten du ønsker gjennomstrømningsstiling i.
Du må være registrert i fiktiv enhet.
Du skal kun sette opp ønsker om spesialiseringsperiode ved ett foretak om gangen.

c) Hvor kan du få gjennomstrømningsstilling i din spesialisering?

Hvilket foretak du kan ønske deg til og om du tildeles gjennomstrømningsstilling, er avhengig av hvilket samarbeidsforetak UNN har fagavtale med innenfor din spesialitet. Du som LIS eller din leder skal ikke selv gjøre avtaler om spesialiseringsperiode direkte med samarbeidsforetakene, slik det tidligere var. Dette skal gå via lokal koordinator og tildelingen skal skje ut i fra om kriteriene er oppfylt.

Kriterier for fordeling av ledige spesialiseringsperioder:

Leder skal velge kandidat fra den fiktive enheten når det er ledig gjennomstrømningsstilling i deres avdeling.:

For tildeling av gjennomstrømningsstilling gjelder følgende felleskriterier for foretakene i Helse Nord (ref. mandatet for Helse Nords regionale nettverk for koordinering av LIS, vedtatt ved regionalt fagsjefmøte 06.11.2019):

Fra Punkt D; Kriterier for fordeling av ledige spesialiseringsperioder:

Fagavtaler skal være inngått mellom samarbeidende foretak og er fagspesifikke, angir læringsmål, tjenestested, behov for varighet og kapasitet.
For å tildeles ei gjennomstrømningsstilling må LIS være registrert i fiktiv enhet.
Endring i gjennomføringsplanene utarbeides av LIS og dens leder og deretter registreres inn i den fiktive enheten på lokalt nivå av lokal koordinator.
Mottagende foretak kan, for hver spesialitet, stille krav om hvilke læringsmål som må være innfridd før kandidatene kan starte på spesialiseringsperiode hos dem. Formålet er å sikre at nødvendig kompetanse er tilegnet, slik at kandidatene kan inngå i driften ved mottagende avdeling og oppnå læringsmålene innen den normerte tiden for spesialiseringsperioden.
Prioriteringer mellom flere LIS fra samme foretak, gjøres av avgivende foretak.
Ved samtidskonflikt mellom to foretak benyttes følgende kriterier og fremgangsmåte:

Foretak som har ventet lenge på plass skal prioriteres (jf. registreringer i fiktiv enhet) og målet om effektive spesialiseringsløp skal også vektlegges.
Når det meldes behov som skaper samtidskonflikt mellom foretak, bør dette først forsøkes løst på avdelingsnivå i samarbeid med regional og lokal koordinator og evt. løftes og løses hos fagsjefene i de gjeldende foretak.

Merk; Ved helseforetak utenfor regionen kan andre kriterier gjelde.

d) Hvordan tildeles gjennomstrømningsstilling ved andre foretak utenfor vår region:

Ved ønske om gjennomføring av spesialiseringsperioder ved foretak i andre regioner, som UNN har avtale med, må det sendes inn opplysninger på eget skjema, til regional LIS-koordinator i det mottakende foretak. Dette skjemaet sendes av lokal koordinator til LIS og leder for utfylling og godkjenning før det videresendes av lokal koordinator videre til respektive foretak.

NB! Hvis det skjer endringer i din spesialisering som fører til at ønsket startdato forskyves er det viktig at du melder dette til din lokale koordinator så snart som mulig, slik at oppdatert info om deg sendes inn til mottagende foretak.

Ved Helse Sør/Øst og i OUS registreres du i deres fiktive enhet og settes i «kø» for gjennomstrømningsstilling fra den datoen de mottar info på deg fra lokal koordinator (Registreringsdato kan dermed bli viktig ved en evt. samtidskonflikt med annen kandidat.)

Når LIS er registrert i systemene har OUS følgende fremgangsmåte:

Leder for fagområdet ved mottakende foretak tar kontakt med sin lokale LIS-koordinator ved ledig gjennomstrømningsstiling og får så en liste over aktuelle kandidater som har satt seg på ønsket startdato som samsvarer med den ledige stillingen. Leder ved mottakssykehus gjør utvelgelsen basert på hvor langt i spesialiseringen LIS har kommet, samt ansiennitet i «kø-systemet» og kvalifikasjonsprinsippet.
Leder ved mottaksforetak tar selv kontakt med aktuelle kandidater og avtaler oppstartdato.
Når oppstartdato er avklart må du melde dette inn til din lokale koordinator når du har den klar, slik at vår fiktive enhet blir oppdatert med denne infoen.

Ved St.Olavs Hospital stilles det også krav om innmeldingsskjema på deg.

Gi beskjed til lokal koordinator, som da vil sende deg dette skjema for utfylling og godkjenning før det sendes inn til deres kontaktperson.

NB! Hvis det skjer endringer i din spesialisering som fører til at ønsket startdato forskyves er det viktig at du melder dette til din lokale koordinator så snart som mulig, slik at oppdatert info om deg sendes inn.

Når LIS er registrert i systemene til St.Olavs Hospital har de følgende fremgangsmåte:

Ved St.Olavs Hospital videreformidler deres kontaktperson opplysninger og ønsket ditt til aktuelle avdelinger ved helseforetaket. Der opplyses det om at de har samarbeidsavtale med UNN og at kandidaten kan tas direkte inn i gjennomstrømmingsstilling uten ytterligere utlysning.
Leder ved mottakende avdeling tar kontakt med din leder evt. deg når det blir aktuelt med gjennomstrømningsstilling. Dere gjør så avtale om oppstartdato etc.
Når oppstartdato er avklart må du melde dette inn til din lokale koordinator, slik at vår fiktive enhet blir oppdatert med denne infoen.

Ved Helse Vest, Haukeland Universitetssykehuset HF har UNN fått fagavtale innen Plastikkirurgi. Det foreslås en fordeling mellom regionene der UNN HF har fått mulighet for en LIS pr. vår-semester. Ved behov for spesialiseringsperioder i Helse Bergen:

få tilsendt skjema fra lokal koordinator i UNN. Fyll ut dette sammen med leder og send tilbake til lokal koordinator, som videreformidler disse opplysningene til mottagende foretak.