Rekvirering, svar og kvalitet

Utfylling av rekvisisjonen

Rekvirentopplysninger (navn, adresse og rekvirentnummer) og pasientopplysninger (fødselsnummer, navn, adresse, problemstilling, prøvematerialets art og hvor det er tatt fra (lokalisasjon)) er helt nødvendige opplysninger.

Øyeblikkelig hjelp prøver avtales direkte med aktuell seksjon eller vakthavende lege for optimal prøvebehandling.

NB!  Gode kliniske opplysninger og prøvetagningssted er svært sentral informasjon for hvordan vi vurderer funn i prøvene.

Husk å merke prøveglass med pasientens navn, fødselsnummer, prøvetakingsdato, lokalisasjon og prøvemateriale.

Forsiden:

Ferdigtrykte etiketter skal nå limes inn på følgende vis:

Rekvirentetikett limes inn i felt merket ”Navn på klinikk og post (UNN)”.
Pasientetikett limes inn øverst til høyre under ”Fødselsnr. (11 siffer), pasient etc”.

For manuelt utfylte rekvisisjoner ber vi om at både rekvirent og pasient opplysninger skrives tydelig.
Rekvirentinformasjon: Klinikk/post og/-eller rekvirentkode og navn på rekvirerende lege etc

OBS! Det blanke feltet øverst til venstre må IKKE brukes. Dette feltet brukes for laboratoriet.

Baksiden:
Siden inneholder opplysninger om kriterier for utfylling av rekvisisjonen og kontaktinformasjon.

Rekvisisjonen

Rekvirering og behandling av rekvirerte undersøkelser
Et krav som stilles til oss som akkreditert avdeling er at det skal inngås kontrakter med rekvirentene. Dette er lite hensiktsmessig og praktisk vanskelig å gjennomføre. Rekvirenten gjøres på denne måten oppmerksom på at rekvisisjonen, når den er utfylt og underskrevet av rekvirerende lege, er å betrakte som deres kontrakt med oss.

For optimal prøvebehandling må prøvetaking, forsendelse og eventuelt forbehandling og lagring være adekvat utført.Laboratoriet vil i utgangspunktet utføre rekvirerte undersøkelser. I noen tilfeller kan det være aktuelt å avvise enkeltundersøkelser eller supplere med undersøkelser dersom kliniske opplysninger tilsier dette. Rekvirenter kan reservere seg mot at laboratoriet gjør slike endringer. Dette gjøres ved å krysse av i en egen rubrikk på avdelingens rekvisisjon. Hvis analysene rekvireres elektronisk må rekvirenten anmerke reservasjon mot at laboratoriet gjør endringer i feltet for kliniske opplysninger.

 Bruk av underleverandører
I tilfeller der Avdeling for mikrobiologi og smittevern ikke kan gjøre fullstendig undersøkelse på prøver, blir disse videresendt til andre laboratorier (underleverandører). Når vi mottar svar fra underleverandør, blir dette svaret rapportert til rekvirenten på vanlig måte. Underleverandørene er juridisk ansvarlig for sine prøvesvar, men Avdeling for mikrobiologi og smittevern på UNN tar ansvar for å velge underleverandører som holder et forsvarlig kvalitetsnivå. Vi ønsker primært å benytte andre akkrediterte laboratorier, men foreløpig er det svært begrenset hvilke undersøkelser som utføres akkreditert i Norge. Vi fører oversikt over hvilke laboratorier vi sender prøver til, og etterspør hvilken dokumentasjon de kan legge fram på undersøkelser som utføres for oss.

Avvisning av prøver
Dersom Avdeling for mikrobiologi og smittevern mottar pasientprøver som er umerket eller feil merket slik at sikker identifisering ikke kan gjøres, må prøven dessverre avvises. I sjeldne tilfeller gjøres det unntak, f. eks. ved prøver tatt fra en lokalisasjon som gjør det umulig eller svært vanskelig å få gjentatt prøvetaking. Eksempel på slike prøver kan være: spinalvæske, blodkultur tatt før igangsetting av antibiotikabehandling, prøver tatt preoperativt eller ved patologisk-anatomisk undersøkelse. Prøver tatt fra små barn vil også bli undersøkt. Det er alltid lege ved Avdeling for mikrobiologi og smittevern som avgjør om prøven skal undersøkes eller ikke. I tvilstilfeller konsulteres avdelingsoverlegen ved Avdeling for mikrobiologi og smittevern. I forannevnte tilfeller kommenteres prøvesvaret ut fra problemstillingen.

CITO-prøver (Ø-hjelp)
CITO brukes når det er medisinsk nødvendig at prøvene analyseres raskt, dvs. samme dag fordi pasientens helsetilstand er svært alvorlig eller når det vurderes isolering av pasient. CITO-prøver er ressurskrevende for laboratoriet, og må begrunnes av rekvirerende lege.

Avvisning av CITO: Dersom rekvirent ikke har vært i kontakt med Avdeling for mikrobiologi og smittevern (mikrobiolog) og de kliniske opplysninger på remissen ikke begrunner klart hvorfor CITO ønskes, vil prøven bli avvist som CITO.

1. Rekvisisjonen må merkes tydelig med pasientnavn, fødselsdato, rekvirent, prøvetakingsdato, prøvemateriale, ønsket analyse og kliniske opplysninger inkludert begrunnelse for CITO ønske.
2. Skriv på rekvisisjonen hvilken mikrobiolog som er blitt kontaktet (hvis det er gjort) i forbindelse med CITO ønske, og når.
3. Utenom åpningstid skal vakthavende mikrobiolog alltid kontaktes.

Prøveresultatet ringes ut så snart laboratoriesvaret er klart. Rekvirerende lege må derfor være oppgitt på remissen med navn, calling og evt. telefonnummer

Svartid for undersøkelser
Mikrobiologiske undersøkelser tar fra ett døgn til flere uker å utføre. Svartiden vil derfor variere. Ved spesielle funn formidles foreløpig svar telefonisk til rekvirenten. Se oversikt over svartider for de enkelte analyser.
Behandling av rekvirerte undersøkelser: For optimal prøvebehandling må prøvetaking, forsendelse og eventuelt forbehandling og lagring være adekvat utført. Laboratoriet vil utføre rekvirerte undersøkelser. I særlige tilfeller kan det være aktuelt å avvise enkeltundersøkelser eller supplere dersom kliniske opplysninger tilsier dette.

Telefonsvar
Viktige funn blir ringt til rekvirenten. Telefonsvar er et foreløpig svar, og er ikke akkreditert. Skriftlig eller elektronisk rapport sendes ut når prøven er ferdig undersøkt.

Elektronisk og manuell rapportering av prøvesvar
De fleste av våre rekvirenter får elektronsik overførte prøvesvar. Denne rapporteringsformen er offisiell og juridisk bindende. Det sendes ut papirversjon av svarrapporten til de som ikke kan motta disse elektronisk og til de som spesielt ber om det. Det er papirversjonen som er det akkrediterte prøvesvaret.

Kvalitetssikring
Siden 1993 har vi arbeidet aktivt for å kvalitetssikre og forbedre alle våre aktiviteter. I januar 1997 ble avdelingen akkreditert etter en internasjonal standard for offentlig godkjenning av kvalitetssystem, NS-EN ISO/IEC 17025. I 2011 ble akkrediteringen fornyet etter NS-EN ISO 15189 med særskilte krav til kvalitet og kompetanse i medisinske laboratorier. Akkrediteringen tildeles av Norsk Akkreditering som er direkte underlagt Næringsdepartementet. Akkrediteringsomfanget gjelder for ca. 95% av årlig utførte undersøkelser.
Akkrediteringsdokumentet, med en oversikt over alle akkrediterte analyser, finnes hos Norsk Akkreditering på denne adressen: http://www.akkreditert.no/no/Sk_i_akkrediteringer/Sk_i_akkrediteringer/Search_result/?AkkId=216

Kontrollvirksomhet i laboratoriet
Avdelingen er i tillegg til et omfattende internt kontrollprogram også knyttet opp mot nasjonale og internasjonale sammenlignende kontrollprogram. Dette gjør det mulig for oss å kontinuerlig evaluere vårt kvalitetsnivå, og å sammenligne våre resultater med andre mikrobiologiske laboratorier nasjonalt og internasjonalt.

Alle medier som benyttes i diagnostikk og forskning kvalitetskontrolleres med internasjonalt godkjente referansestammer. I tillegg til sterilkontroll utføres vekstkontroll for å sikre at mediene tillater vekst av ønskede patogene mikrober.
Alle reagenser testes etter et fastlagt program, det samme gjelder teknisk og medisinsk utstyr som benyttes i avdelingen.

Våre interne rutiner skal hindre at tilfeldige feil oppstår. Vi oppfordrer derfor våre rekvirenter til å sende inn klage til avdelingen dersom det oppdages feil eller avvik, slik at uheldige rutiner kan forbedres.

Usikkerhetsbidrag og måleusikkerhet
Alle prøvesvar har en usikkerhet knyttet til seg. Når det er mulig skal vi oppgi en beregnet verdi for usikkerheten som er knyttet til et måleresultat. Dersom undersøkelsesmetodens egenskaper utelukker beregning av måleusikkerhet skal vi likevel identifisere alle kilder til usikkerhet og gjøre et rimelig estimat av (vekte) størrelsen på de ulike bidragene. Måleusikkerhet kan oppgis for kvantitative metoder. For kvalitative undersøkelser er det naturlig å oppgi usikkerhetsbidrag.

Måleusikkerhet:
"Parameter tilknyttet et måleresultat som karakteriserer spredningen av verdier som med rimelig god grunn kan tilskrives målestørrelsen". Parameteren kan for eksempel være ett standardavvik eller et visst antall standardavvik. (Hentet fra P9-rapport Måleusikkerhet ved mikrobiologiske metoder).

Usikkerhetsbidrag:
Vi definerer usikkerhetsbidrag som potensielle hendelser eller forhold som i større eller mindre grad kan bidra til å øke usikkerheten i et analysesvar. Disse skal vektes ut fra hvor stor risiko vi mener de ulike usikkerhetsbidrag kan representere.

Nærmere opplysninger om måleusikkerhet og usikkerhetsbidrag for hver enkelt analyse kan fås ved henvendelse til laboratoriet.